Les présentes conditions générales sont d’application sur toutes les relations professionnelles entre le professionnel et le client. Toute dérogation doit être acceptée expressément et par écrit par les deux parties. En cas de contradiction entre le contenu des présentes conditions générales et la lettre de mission, la lettre de mission prime. Conformément au droit commun, la responsabilité du professionnel ne peut être recherchée que pour des missions dont il est démontré qu’elles ont été acceptées par lui.
À défaut de clause contraire dans la lettre de mission, la
convention est conclue et prend effet :
• soit au moment où le professionnel réceptionne la lettre de
mission, signée par le client, et la contresigne à son tour ;
• soit au moment où le professionnel commence à exécuter la
mission, à la demande du client, lorsque cette exécution débute à
un moment antérieur en raison de circonstances particulières.
Lorsque le professionnel n’a pas encore réceptionné la lettre de
mission signée par le client, toutes les relations
professionnelles entre les parties sont soumises aux présentes
conditions générales et à la lettre de mission dont les
dispositions sont réputées conclues entre Parties, pour autant que
ces documents contractuels aient été remis au client.
Lorsque le professionnel n’a pas encore réceptionné la lettre de mission signée par le client, toutes les relations professionnelles entre les parties sont soumises aux présentes conditions générales et à la lettre de mission dont les dispositions sont réputées conclues entre Parties, pour autant que ces documents contractuels aient été remis au client.
En cas de transfert de la présente convention en dehors des opérations telles que définies aux articles 12.2 à 12.11 du Code des Sociétés et des associations, notamment dans le cadre d’une cession de clientèle, à une personne morale reconnue par l'Institut des Conseillers fiscaux et des Experts-comptables (ci-après « l’ITAA »), le professionnel informera le client par écrit, au plus tard dans les quinze jours du transfert, des coordonnées complètes du repreneur en ce compris son numéro d’inscription au registre public de l’ITAA. Cette information indique également au client que la mission sera poursuivie par le repreneur et à la date à laquelle cette reprise aura lieu. Le client reconnait et accepte que la présente lettre de mission soit purement et simplement poursuivie avec le repreneur.
Le professionnel et le client pourront en tout temps résilier la
présente convention et/ou les mandats attenant à la lettre de
mission moyennant l’envoi d’un courrier électronique et tenant
compte des modalités prévues ci-après. La résiliation par le
client peut se faire par le successeur du professionnel dûment
mandaté à cet effet par le client. En aucun cas, le remplacement
du responsable de l’exécution de la mission ne pourra être invoqué
par le client comme cause légitime de résiliation de la
convention. Le professionnel a droit en toutes circonstances au
paiement des honoraires et frais relatifs aux prestations déjà
exécutées.
Par « mission récurrente », on entend : toutes les missions qui ont un caractère répétitif et qui ne satisfont pas à la définition visée à l'article 3.2.1 de « missions non récurrentes ».
Sauf lorsqu’un délai est précisé dans la lettre de mission, la
convention pour une mission est censée être conclue pour une durée
indéterminée. Les deux parties peuvent y mettre fin à tout moment,
aux conditions suivantes :
- La notification doit être notifiée à l’autre partie par courrier
recommandé.
Ce délai peut, au choix du client s’il est l’auteur du préavis,
être remplacé par une indemnité forfaitaire de rupture à 25% des
honoraires correspondant aux prestations habituellement réalisées
par le professionnel pour un exercice comptable complet ou, le cas
échéant, une année calendrier. Durant la période de préavis, les
prescriptions de la lettre de mission et les présentes conditions
générales restent en vigueur. A la fin de la convention, tous les
livres et documents, propriété du client, sont mis à disposition
ou à celle de son mandataire.
Les missions non récurrentes sont des missions ponctuelles et non répétitives dont la réalisation met un terme à la mission.
Sauf preuve contraire, la convention portant sur une mission non
récurrente est censée être conclue pour une durée déterminée. Elle
se termine par l’exécution de la mission et, si ceci est
d’application au vu de la nature de la mission, par l’exécution
des prestations convenues. En application de l’article 1794 anc C.
civ. et, le cas échéant, par dérogation à l’article 2004 anc C.
civ., le client a le droit de mettre fin à la convention de
manière anticipée, moyennant paiement au professionnel :
a. des frais et honoraires correspondant aux travaux déjà réalisés
et ;
b. de tout ce que le professionnel aurait pu gagner de manière
complémentaire en cas d’exécution de la mission.
Cette indemnité est calculée sur une base réelle, avec un minimum
de 25 % des honoraires qui auraient été dus en cas d’exécution
intégrale de la mission.
À la fin de la convention, tous les livres et documents, propriété
du client, sont mis à sa disposition ou à celle de son mandataire
moyennant la rédaction d’un inventaire daté et signé en autant
d’exemplaires originaux que de parties.
La fin de la mission :
- emporte retrait immédiat de tout mandat décerné pour le dépôt
des déclarations fiscales IPP, ISOC, TVA, dépôt des comptes
annuels ou représentation (ex. mandat électronique accès au
registre UBO, …)
- exige du client qu’il reprenne sans délai toutes ses pièces
comptables se trouvant chez le professionnel.
Le forfait mensuel reste dû jusqu’à l’expiration de la mission (avec ou sans délai de préavis). Le forfait annuel/trimestriel en cours est converti en forfait mensuel appliqué jusqu’à l’expiration de la mission (avec ou sans délai de préavis)
4.1. Dans tous les cas, le professionnel peut mettre fin à tout
moment à la convention sans délai de préavis et sans indemnité,
lorsque des raisons rendent la poursuite de la collaboration
professionnelle impossible, telles que :
• des circonstances mettant en péril l’indépendance du
professionnel ;
• des circonstances rendant impossible l’exécution de la mission,
conformément aux normes professionnelles et déontologiques ;
• un (des) manquement(s) manifeste(s) du client à ses propres
obligations, telles que décrites dans les présentes conditions
générales (point 6.2) et dans la lettre de mission
• en cas de concordat, procédure de dissolution ou déconfiture du
client.
Les raisons doivent être communiquées au client. Selon les
circonstances, un avertissement peut précéder cette décision. Pour
le motif visé au point c., une mise en demeure préalable est
requise.
Lorsqu’il met fin à la convention, le professionnel :
• indique par écrit les motifs de la rupture ;
• signale les actes urgents pour la sauvegarde des droits du
client.
4.2. En cas de faillite ou décès du client, la convention est
résolue de plein droit.
4.3. Le client peut mettre fin à la convention à tout moment, sans
délai de préavis et sans indemnité, lorsque le professionnel reste
manifestement en défaut d’exécuter ses obligations, telles que
décrites dans les présentes conditions générales (point 6.1) et,
le cas échéant, dans la lettre de mission.
Dans tous les cas, le client fera précéder sa décision d’une mise
en demeure écrite et motivée au professionnel.
En cas d’inexécution, de mauvaise exécution ou d’exécution
tardive, par le client, d’une ou de plusieurs de ses obligations,
par exemple en cas de non-paiement des honoraires, provisions ou
acompte(s), conformément à l’article 7 ci-dessous, le
professionnel est en droit de suspendre ou de différer l’exécution
de ses obligations jusqu’à ce que le client ait satisfait aux
siennes. Le professionnel en informe le client par écrit. La
suspension de l’exécution de ses obligations est précédée d’une
mise en demeure préalable.
Si, après le début de la suspension ou du report d’exécution, des
travaux urgents et nécessaires pour la sauvegarde des droits du
client doivent être effectués endéans les trois mois, et pour
lesquels le professionnel avait reçu mission, il le signale au
client.
Tous les frais et les charges (en ce compris les amendes et
indemnités) résultant de la suspension ou du report sont à la
charge du client.
Le professionnel a droit en toutes circonstances au paiement des
honoraires et frais relatifs aux prestations déjà exécutées.
Excepté en ce qui concerne le respect des délais légaux (pour
autant que le client a respecté toutes ses obligations visées à
l’article 6.2 ci-après), l'obligation prise par le professionnel à
l'égard de son client est une obligation de moyens. Le
professionnel exécute les missions qui lui sont confiées en toute
indépendance et avec le soin requis. Il veille à ce que les
services soient prestés conformément aux normes déontologiques et
autres normes professionnelles de l’ITAA et en tenant compte de la
législation et de la réglementation applicables en vigueur lors de
l’exécution de la convention. L’exécution de la mission n’est pas
– sauf stipulation contraire dans la lettre de mission –
spécifiquement orientée vers la découverte de fraude éventuelle.
Sauf stipulation contraire dans la lettre de mission, le
professionnel n’est pas tenu de vérifier le caractère juste et
complet des informations qui lui sont communiquées par le client
ou ses préposés, de même que la fiabilité de tous actes, contrats,
inventaires, factures et pièces justificatives de toute nature,
qui lui seraient confiés ou présentés par le client comme
documents probants ou à utiliser comme tels.
Le client accepte que le professionnel fasse discrétionnairement
appel, pour mener à bien sa mission, à quelques sous-traitants que
ce soit, collaborateurs disposant des compétences et
qualifications requises.
Eu égard à la mission confiée au professionnel, le client s'engage
scrupuleusement à collaborer et à fournir précisément et à temps
tous les documents, données et informations nécessaires pour
l’exécution de la mission.
Le client s'engage à :
• Exécuter les travaux qui lui incombent, le cas échéant,
conformément à la lettre de mission ;
• Porter à la connaissance du professionnel, en temps utile, toute
donnée,événement ou développement susceptible d’influencer
l’exécution de la mission ;
• Fournir au professionnel les informations correctes, précises et
actualisées et tout changement ultérieur à celles-ci impliquant
une adaptation éventuelle de la mission du professionnel, et
notamment et sans être exhaustif concernant la modification
sensible de sa situation financière, sa trésorerie, ses
bénéficiaires effectifs, et ceci, au plus tard dans les 15 jours
de la prise de connaissance de ces informations ou de leur
changement par le client ;
• Si le professionnel le lui demande, à confirmer par écrit que
les documents, renseignements et explications fournis sont justes
et complets ; Vérifier si les documents et états produits par le
professionnel correspondent à ses attentes et à l’information
fournie par lui et, si ce n’est pas le cas, à en informer sans
délai le professionnel. Faute de ce faire, le professionnel sera
dégagé de toute responsabilité pour non-respect des délais
impartis par les lois, règlements et accords pour l'exécution des
formalités fiscales, sociales ou autres, qui tomberaient sous le
couvert de sa mission. Par ailleurs, le client doit communiquer
sans délai tout changement de ses coordonnées au professionnel et
également tout changement au sein de ses bénéficiaires effectifs.
Enfin, le client s'engage à informer le professionnel de tout
défaut de paiement, dès la première échéance de retard, à l'égard
de toute administration, fiscale, sociale, ou de tout autre
créancier, quel qu'il soit.
7.1. Fixation des honoraires et frais :
Les honoraires et frais sont fixés comme prévu dans la lettre de
mission, dont les présentes conditions générales font partie
intégrante.
7.2. Conditions de paiement :
Les factures et/ou notes d’honoraires sont payables dans les 15
jours civils de la date de facturation.
Tout retard de paiement donnera lieu de plein droit et sans qu’une
mise en demeure soit exigée :
• l’application d’un intérêt compensatoire au taux prévu à
l’article 5 de la loi concernant la lutte contre le retard de
paiement dans les transactions commerciales du 2 août 2002 ;
• à une indemnité conventionnelle dont le montant est fixé
forfaitairement à 10 % des montants impayés, avec un minimum de
(250,00) EUR. Tout retard non imputable au professionnel dans
l'exécution de sa mission n'empêche pas la facturation forfaitaire
mensuelle.
7.3. Acomptes :
Le professionnel peut demander un ou plusieurs acomptes. Ces
acomptes sont portés en compte dans l’état final de frais et
honoraires
7.4. Contestation d’état de frais et honoraires :
Toutes les contestations de frais et honoraires doivent être
formulées par lettre recommandée dans les 15 jours de la date de
facturation. Si aucune contestation ne parvient (à temps) au
professionnel, la créance non contestée est considérée comme
définitive et son montant incontestablement dû. Le client est en
outre présumé être d’accord avec les services facturés.
8.1. Limitation de responsabilité :
Le professionnel veille à ce que les services soient prestés
conformément aux normes déontologiques et autres normes
professionnelles de l’ITAA et en tenant compte de la législation
et de la réglementation applicables en vigueur lors de l'exécution
des missions. Le professionnel ne pourra être tenu responsable des
conséquences d'éventuelles modifications ultérieures – le cas
échéant, avec effet rétroactif – de ces dispositions légales et
réglementaires. En outre, le professionnel ne peut être tenu
responsable des fautes et erreurs professionnelles qui auraient
été commises par quiconque avant l'entrée en vigueur de la lettre
de mission. Enfin, conformément au droit commun, la responsabilité
du professionnel ne peut être recherchée que pour des missions
dont il est démontré qu'elles ont été acceptées par lui. Il est
également demandé au professionnel et au client de s'adresser
mutuellement, et autant que possible par écrit, leurs objections,
remarques, recommandations et conseils. Hormis pour les fautes
intentionnelles ou pour les faute grave dont la couverture est
exclue par le contrat d’assurance professionnelle ou lors de
l’accomplissement des missions spéciales réservées aux réviseurs
d’entreprises et experts-comptables certifiés en vertu de la loi,
les dispositions légales en matière de responsabilité
extracontractuelle ne sont pas applicables entre parties pour la
réparation d’un dommage causé par l’inexécution de la mission.
Cette exclusion de l’application des dispositions légales en
matière de responsabilité extracontractuelle peut également être
invoquée par les auxiliaires du professionnel [1]. La
responsabilité du professionnel est limitée aux montants couverts
par son contrat d'assurance professionnelle sauf :
• en cas de faute intentionnelle,
• en cas de faute
grave dont la couverture est exclue par le contrat d’assurance
professionnelle,
• ou lors de l’accomplissement des missions
spéciales réservées aux réviseurs d’entreprises et
experts-comptables certifiés en vertu de la Loi.
8.2. Assurance du professionnel :
Le professionnel a fait couvrir sa responsabilité civile
professionnelle par un contrat d'assurance approuvé par le Conseil
de l'Institut des Conseillers fiscaux et des Experts comptables
auprès de l'assureur Nom assureur Les limitations de
responsabilité susvisées s’appliquent également aux revendications
qui seraient dirigées du chef de l’exécution de la mission contre
toutes les personnes, associés, dirigeants et/ou collaborateurs
indépendants, qui ont la qualité d’assuré au sens du contrat
d’assurance. Lorsqu’il apparaît que deux ou plusieurs cas de
dommages résultent d'une même faute, ils seront considérés comme
ne constituant qu'un seul cas de responsabilité, et la
responsabilité sera par conséquent limitée au montant le plus
élevé de ceux s’appliquant aux missions ou aux conventions
concernées. Sauf disposition légale impérative contraire, les
dommages résultant (a) d'une perte de profit, de goodwill,
d'opportunités commerciales ou d'économies ou avantages escomptés,
(b) de la perte ou de la corruption de données, (c) de pertes ou
dommages indirects, ne donneront lieu à aucune indemnisation.
Les pièces, livres et documents peuvent être déplacés. Le professionnel peut les détenir le temps nécessaire à l’exécution de sa (ses) mission(s). Le client a toujours le droit de les consulter, soit personnellement, soit par l’intermédiaire d’un (de) préposé(s) ou d’un (de) mandataire(s) porteur(s) d’une procuration écrite, à condition que ces pièces, livres et documents soient la propriété du client. Il incombe au client de conserver les pièces et documents comptables et de les récupérer dès que le professionnel lui notifie leur disponibilité. Le professionnel s’engage quant à lui à mettre régulièrement à disposition du client ses pièces comptables. La récupération des pièces et documents sous format papier a lieu au cabinet du professionnel sauf accord de ce dernier. La notification au client de ce que les pièces et document sont disponibles met les risques à sa charge. À défaut pour le client de récupérer ses pièces et documents malgré la notification préalable du professionnel, ce dernier a le droit de les renvoyer au client par tous moyens qu’il estime utiles et ce aux frais exclusifs et sous la seule responsabilité du client. Cette possibilité du professionnel ne porte pas préjudice au fait que les risques restent à charge du client dès la notification prévue à l’alinéa précédent.
Le professionnel, ainsi que ses mandataires ou préposés et employés, sont tenus, dans le cadre des missions qui leur sont confiées, au respect du secret professionnel, conformément à la législation applicable. Par dérogation, la législation relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme délie le professionnel de son secret professionnel. Le client confirme qu'il est au courant du fait que le professionnel est soumis à la législation relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et s'engage à lui délivrer, sans délai, toute information et/ou document requis dans le cadre de ladite législation.
Le client reconnaît avoir été informé que ses données personnelles sont traitées par le professionnel pour les besoins de la gestion contractuelle et administrative de son dossier, dans le respect des législations applicables et imposées au professionnel et pour l’exécution des missions convenues entre eux. Il est informé qu’il peut trouver la déclaration de protection de la vie privée du Professionnel en tout temps accessible sur son site web : site web
L’interprétation et l’exécution de la convention sont régies par le droit belge. Toute contestation, de quelque nature que ce soit, relève de la compétence des tribunaux et cours de l’arrondissement dans lequel le bureau du professionnel est établi. Les contestations relatives aux frais et honoraires peuvent être soumises à la Commission d’arbitrage de l’Institut des Conseillers Fiscaux et des Experts comptables, qui se prononce par décision définitive rendue en premier et dernier ressort, sans frais de procédure